Initio|Timely BETA TESTRendez-vous en ligne
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Bonjour

Voici vos prochains rendez-vous pris en ligne.

–aujourd'hui
–7 prochains jours
–jours à l'avance offerts · modifier
Cliquez sur un rendez-vous pour le détail, le lien Teams, la relance d'un client absent.

1. Le client

Client joint par téléphone ou par courriel. Aucun code SMS n'est demandé quand l'équipe réserve.

(courriel facultatif ; aucun courriel, aucun SMS, aucun rappel : seul l'événement est inscrit dans l'agenda Outlook du courtier)

2. Le rendez-vous

Autre moment, en dehors des horaires habituels

À utiliser quand le courtier a approuvé un moment hors de ses plages (soir, fin de semaine, pause). Timely vérifie seulement qu'il n'a pas déjà un rendez-vous à cette heure.

Horaire libre, lieu et heure de fin (ex. en personne de 14 h à 17 h)

Par défaut le lieu et la durée viennent du type. Vous pouvez imposer un rendez-vous en personne (avec l'adresse), par téléphone ou Teams, et une heure de fin différente. Le courriel au client, les rappels et l'événement Outlook du courtier en tiennent compte.

(demandé quand vous réservez pour un autre courtier en dehors des créneaux proposés)

3. Confirmer

Réserver : le client reçoit tout de suite le courriel de confirmation (et le lien Teams si Outlook est autorisé), le courtier reçoit l'avis. Générer un lien : le client choisit lui-même le moment, ses coordonnées sont déjà remplies, et la validation par SMS s'applique.

Liens envoyés récemment

Un lien reste valable tant que le client n'a pas réservé. « Ouvert » : le client a cliqué. « Utilisé » : le rendez-vous est pris.

ClientPourÉtat
–à venir
–cette semaine
–réservés (30 j)
–annulés (30 j)
QuandClientTypeCourtierStatut

Types de rendez-vous

Chaque type a son lien de réservation. Le mode décide qui reçoit le rendez-vous.
TypeDuréeModeCourtiersQuestionsLienActif

Liens de réservation

Un bloc par personne avec ses rendez-vous, puis le bloc « Premier courtier disponible ». Pour envoyer un lien à un client, tapez son courriel ou son numéro de téléphone sur la ligne du rendez-vous et cliquez sur Envoyer.

Disponibilités hebdomadaires

Heure locale du cabinet (America/Toronto). Les rendez-vous déjà pris (Initio, Calendly, Outlook si autorisé) sont retirés automatiquement.

Présentation sur la page publique

Comme sur Calendly : photo ronde, nom, titres et texte de présentation, affichés à gauche du calendrier. Un type « un seul courtier » montre ce courtier ; un type « round robin » montre les deux photos et la présentation du cabinet.

Cabinet (page d'accueil et types round robin)

Photo d'équipe (ex. les deux courtiers côte à côte), affichée dans un rectangle arrondi sur la page d'accueil et sur les types round robin. Sans photo de cabinet, les photos rondes des courtiers sont montrées sur la page publique ; l'aperçu ci-contre montre alors le logo du cabinet.

Absences et blocages

Vacances, congés, formations, plages bloquées, pour tout le cabinet ou pour un courtier. Pendant une absence d'une journée ou plus, la page de rendez-vous du courtier absent renvoie d'office à l'autre courtier (Vincent vers Thibaut, Thibaut vers Vincent).
QuiDuAuMotif

Liste noire (clients absents)

Chaque absence (no show) est comptée. Le courtier peut inscrire le client dès la première absence ; l'inscription devient automatique au seuil réglé (Réglages). Un client bloqué ne peut plus réserver en ligne (courriel ou téléphone). Le retrait demande un motif, conservé dans l'historique.
ClientCourrielTéléphoneNo showRaisonDepuis

Fenêtre de réservation

Nombre maximal de jours à l'avance où un client peut prendre rendez-vous, pour tous les types. Un type peut avoir son propre horizon plus court (onglet Types), jamais plus long. Le calendrier public s'arrête à cette limite.

jours

Réglages du cabinet

Préparation des rendez-vous par les adjointes

Chaque jour à l'heure choisie (7 jours sur 7), chaque courtier dont des adjointes sont cochées leur fait parvenir par courriel ses rendez-vous du lendemain, puis ceux des 14 jours suivants, avec un bouton vers la fiche où elles notent le numéro de dossier H2O (CHIQ), le dossier Initio et leurs notes de préparation. Rien n'est envoyé s'il n'y a aucun rendez-vous à venir.

Connexion Outlook (Microsoft Graph)

Vérifie, pour chaque courtier, si Initio peut lire l'agenda et envoyer depuis la boîte. Tant que la permission Calendrier n'est pas accordée par l'administrateur Microsoft 365, les créneaux se calculent sans Outlook et l'événement n'est pas inscrit automatiquement.

Intégration au site web

Deux façons d'afficher la prise de rendez-vous sur hypotheques.ca (ou toute page du cabinet). Collez le code dans un bloc HTML de WordPress / Elementor. Remplacez l'adresse par le lien direct d'un type si vous voulez sauter le choix du type.

Le script se charge une seule fois par page, même avec plusieurs boutons. Il ajuste automatiquement la hauteur. Paramètres acceptés dans l'adresse : ?type=SLUG, &lang=en, et les utm_* qui sont conservés dans la réservation.

Liens de réservation

Page générale :

Version anglaise :

Chaque type a aussi son lien direct (onglet Types de rendez-vous).